Alfresco

Universales, sicheres und intuitives System der ECM/DMS-Klasse

Verabreden Sie das Treffen mit unserem Berater und prüfen Sie, wie Alfresco Ihrer Firma helfen kann.

Was ist Alfresco?

Alfresco ist ein innovatives System der ECM/DMS-Klasse, das die Verwaltung der Dokumente und des Wissens des Unternehmens unterstützt. Es bildet auch das zentrale Repositorium aller Daten. Der Zugang aus der Ebene des Browsers wie auch aus der Ebene der mobilen Geräte ermöglicht die schnelle Hinzufügung der neuen Dokumente und der Zugang zu den schon vorhandenen Dokumente.

Modernes und intuitives Interface ermöglicht den Benutzern den unkomplizierten und schnellen Zugang zu den notwendigen Informationen und die aktuelle Kontrolle aller Ereignisse, die mit den Ressourcen und mit dem Wissen verbunden sind. Die fortgeschrittene Mechanismen von Workflow ermöglichen die Automatisierung der Verwaltung des Dokumentenumlaufs und verbessern die Kommunikation. Dadurch werden die Schlüsseldateien nie übersehen und verloren.

Die Verbesserung der Teamarbeit

Die fundamentale Annahme von Alfresco ist die Optimierung der Teamarbeit an der gemeinsamen Erstellung der Dokumente. Die dedizierten Bereiche und bequeme Lösungen im Bereich des Kommentarensystem, des Systems der Versionsverwaltung und der Kontrolle der Veränderungen tragen dazu bei, dass dieses System in allen auf die effektive Arbeit mit dem Inhalt legenden Firmen die Anwendung finden soll.

Alfresco kümmert sich darum, dass die Benutzer mit den Veränderungen in den von Ihnen erstellten Dokumenten auf dem Laufenden informiert sind und dass sie die Möglichkeit der unkomplizierten Bearbeitung der gemeinsamen Dateien aus der Ebene des Browsers haben. Dieses System ermöglicht die Kooperation nicht nur bei den Textdateien sondern auch nach der Einführung der entsprechenden Modifizierungen auch bei den fortgeschrittenen grafischen, multimedialen Projekten oder Ingenieurprojekten. Die Universalität von Alfresco findet unter anderem in der NASA-Agentur die Anwendung.

Integrationen und Elastizität

Offener Quellencode in Verbindung mit dem schon vorhandenen, fortgeschrittenen API verursacht, dass die Plattform Alfresco an die Bedürfnisse der Organisation angepasst werden kann und dass es sich problemlos in die beliebige IT-Infrastruktur hineinkomponieren kann. Alfresco ergänzt sich durch den von Evolpe erstellten Integrator mit SugarCRM.

Das Umfeld von Alfresco ist von der Ausnahme ausgegangen dankbares Objekt der Modifizierung, das sich seine Anpassung an die spezifischen Bedürfnisse der Benutzer und die Kommunikation mit den äußeren Applikationen jeder Art zum Ziel setzt. Mit der Bezugnahme darauf, dass das gute DMS/ECM-System eine unkomplizierte Integration aufweisen muss, ermöglichen die Produzenten schon am Anfang die Verbindung des Umfeldes mit dem Umfeld von MS Office, Google Docs oder AutoCAD.

Sicheres und systematisiertes Repositiorium

In vielen Firmen sind die Schlüsseldokumente wie Verträge, Angebote oder auch Dokumentationen in der ganzen Infrastruktur verbreitet, was die Verwendung dieser Dokumente und die Kontrolle des Zugangs erschwert. Alfresco ist eine Lösung, die den unkomplizierten Ausweg aus dieser Situation und die Optimierung des Umlaufs der Dokumente ermöglicht.

Die Anwendung der höchsten Sicherheitsstandards und das fortgeschrittene System der Rollen und der bestimmten Bereichen ermöglicht Alfresco die präzise Bestimmung der Zugänglichkeit der Inhalte und der Berechtigungen der bestimmten Benutzer. Die Konstruktion des Systems und freundliches Interface begünstigen die Führung der geordneten Basis der Dokumente und die eingebaute Suchmaschine ermöglicht, sprichwörtliche „Stecknadel im Heuhaufen“ zu finden.

Wir sind Experte im Bereich der Einführungen und Integrationen von Alfresco.

eVolpe verfügt über die große Erfahrung im Bereich der Einführung und Modifizierung von Alfresco und im Bereich der Verwendung dieses Werkzeuges bei der Realisierung der tatsächlichen Geschäftsvorteile. Wir haben auch den fortgeschrittenen Integrator Alfesco für SugarCRM entwickelt, der die Grundlage für die Plattform zwecks der effizienten Verwaltung des operativen Firmenbereiches bildet.

Die durch eVolpe realisierten Projekte bestehen aus der Verbindung der großen Möglichkeiten der Software mit der Commercial Open Source-Lizenz mit dem Expertenwissen aus dem Bereich der in dieser Software verwendeten Technologien und aus dem Bereich der Verwendung der IT-Systeme im Geschäft, Dadurch bilden die von uns gelieferten und auf Alfresco basierenden Lösungen perfekt angepasste Werkzeuge, die unseren Kunden die Überlegenheit gegenüber der Konkurrenz anbieten.

Funktionen

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  • Möglichkeit der Aufbewahrung der Dokumente jeder Art (beliebiges Format: Texdatei, Grafische Datei, Präsentationen, Videodateien usw.) in der elektronischen Version.
  • Immer aktuelle Versionen der Dokumente, die für alle Benutzer verfügbar sind.
  • Möglichkeit der Teilung der Ressourcen durch das virtuelle Netzlaufwerk.
  • Zugang zu den Daten aus der Ebene des Browsers.
  • Bestimmte Hierarchie der Dokumente- Repositorium ermöglicht die Erstellung der ausgebauten Holzstruktur der Dateien und die Zuteilung der entsprechenden Berechtigungen zu den Ressourcen zu den Benutzern.
  • Möglichkeit der Anwendung der automatisierenden Regeln, die während der Ausführung der bestimmten Handlungen in den beliebigen Systemelementen entstanden sind.
  • Möglichkeit des beliebigen Ausbaus des fortgeschrittenen Mechanismus der Metadaten (Mechanismus der Beschreibung der Merkmale der Dateien).
  • Kontrolle der Veränderungen in den Katalogen und in den Dateien.
  • Integration mit Google Docs und Microsoft Outlook.

  • Erstellung, Verarbeitung, Teilung, Kopieren und Löschung der Dokumente.
  • Kontrolle des Dokuments mit Hilfe der Zuteilung der Berechtigungen zur Ablesung, Speicherung, Löschung und Verwaltung zu den bestimmten Personen.
  • Suche der Dateien sowohl mit der Anwendung der Metadaten wie auch nach dem Inhalt der Dokumente; Möglichkeit der Bestimmung der beliebigen Suchkriterien.
  • Klassifizierung der Dokumente- Möglichkeit der Kategorisierung der Dokumente mit Hilfe der eigenen oder bestimmten Etiketten (Tags).
  • Hinzufügung der Kommentare zu den ausgewählten Dokumenten.
  • Ansicht/ Präsentation des Dokuments aus der Ebene des Browsers.
  • Sperre der Verarbeitung des Dokuments im Fall der durch die andere Person unternommenen Veränderungen.
  • Export der Dokumente in die Datei in der XML und ZIP-Form.
  • Möglichkeit der Wiederherstellung der gelöschten Dokumente.
  • Veröffentlichung der Dokumente in den Sozialportalen wie Facebook, Twitter, Google +.

  • Möglichkeit der Ansicht des Verlaufs aller Veränderungen im Dokument mit den Informationen über das Datum und über den Autoren des Dokuments.
  • Wiederherstellung der beliebigen Version des Dokuments.
  • Einfache Versionsverwaltung- manuell für alle Dateien gestartet, die der Versionsverwaltung unterliegen.
  • Automatische Versionsverwaltung für alle Elemente des Katalogs.

  • Die Erstellung der Aufgabenkette für die Benutzer oder Benutzergruppen, die mit der Ausführung der bestimmten Arbeiten an den Dokumenten (z.B. Bericht, Korrektur usw.) zusammenhängen.
  • System der Benachrichtigungen über die an den Dokumenten ausgeführten Arbeiten und über die zugeteilten Aufgaben.
  • Set der eingebauten Dokumentenumlaufe in der Standardversion:
    • Ad-hoc-Aufgabe- unkomplizierte Zuteilung der Aufgaben für die Benutzer,
    • Verifizierung und Akzeptanz- Zuteilung der Aufgabe der Verfizierung der bestimmten Dokumente. Die zugeteilten Benutzer haben dann in dem nächsten Schritt die Möglichkeit, die Dokumente abzulehnen oder zu akzeptieren. Es besteht die Möglichkeit der Zuteilung des Dokumentenumlaufs zu dem bestimmten Benutzer oder zu den bestimmten Benutzergruppen und die Möglichkeit der Auswahl der Verifizierungsoption (parallel, ein Benutzer nach dem anderen, in Anlehnung an den bestimmten Akzeptanzwert u.A).
  • Ständige Kontrolle des Dokumentenstatus und der Etappe in der sich das Dokument befindet.
  • Möglichkeit der Bestimmung der eigenen Dokumentenumlaufe.

  • Organisierung der Arbeit und Kommunikation zwischen den Mitarbeitern.
  • Verwaltung der Bereiche- die Möglichkeit der Erstellung der Gruppenbereiche, der Zuteilung der entsprechenden Aufgaben zu den Mitarbeitern, Verwendung des gemeinsamen Kalenders, der Sammlung des Wissens in einem konkreten Bereich und der Kontrolle der durch die Benutzer eingetragenen Veränderungen.
  • Werkzeuge für die Gruppenarbeit, die im Rahmen des folgenden Bereichs zugänglich sind:
    • Diskussionsforum- Austausch der Meinungen der Benutzer durch:
      • die Veröffentlichung der Kommentare und Diskussionsführung über das beliebige Dokument,
      • Führung des Forums mit vielen Themen, das die parallele Diskussionsführung ermöglicht.
    • Bereichskalender- Möglichkeit der Planung der wichtigen Ereignisse aus der Ebene des Bereichs,
    • Wiki- Sammlung und die Möglichkeit des schnellen Zugangs zum Wissen für alle dazu berechtigten Benutzer,
    • Blogs- Internetservice der Benutzer, die die ausgewählten Themen betreffen,
    • Links für die Internetseiten mit den für den bestimmten Bereich wichtigsten Informationen,
    • RSS-Kanäle, die die Kontrolle der aktuellen mit den ausgewählten Dokumenten und Bereichen zusammenhängenden Tätigkeiten ermöglichen,
    • Veröffentlichung der Kommentare zu den ausgewählten Elementen des Bereichs,
  • Möglichkeit der erneuten Verwendung des gesammelten Wissens:
    • Hinzufügung der entsprechenden Tags zu den ausgewählten Systemelementen,
    • Fortgeschrittener Suchmechanismus.

  • Möglichkeit der Projektierung des eigenen Service in Form eines Portals durch die Benutzer ohne Kenntniss der Programmiersprache.
  • Speicherung der Ressourcen auf den äußeren Portalen und Service, d.h:
    • Grafikdateien,
    • Video- und Audio-Dateien,
    • beliebigen HTML-, XML- und Textdateien.

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