Wie bereiten Sie Ihr Unternehmen auf das Home Office vor?

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Marcin Różański
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Home Office und flexible Arbeitszeit – meine Tipps zur Geschäftsabwicklung im Zeitalter der Coronavirus-Pandemie

Normalerweise veröffentliche ich hier nicht viele Artikel. Als CEO eines Unternehmens mit mehreren Dutzend Mitarbeitern bin ich jedoch kürzlich auf etwas gestoßen, das ich vor einigen Monaten nicht hätte vorhersehen können. Ich dachte, dass es nützlich sein könnte, wenn ich meine Ideen zur Verbesserung des Geschäftsbetriebs im Zeitalter des Coronavirus teilen würde. Ich habe selbst organisatorische Änderungen vorgenommen. Gerne waren bereits viele Lösungen vorhanden. Wenn Sie für einen anderen Standpunkt offen sind, lesen Sie bitte weiter. Unabhängig von Ihrer Einstellung zur Situation sind einige Änderungen unvermeidlich. Und nicht in den kommenden Monaten oder Wochen, sondern in Tagen.

Seit das Coronavirus identifiziert wurde, werden vorbeugende Maßnahmen zur Eindämmung der Ausbreitung der Pandemie intensiviert. In Polen, wo eVolpe seinen Sitz hat, sind Schulen und kommunale Einrichtungen geschlossen. Gleiches gilt für andere öffentliche und private Einrichtungen im ganzen Land. Großveranstaltungen wurden verschoben. Strenge Maßnahmen werden von zahlreichen Unternehmen umgesetzt. Ich bekomme ähnliche Signale über den Wechsel zur Fernarbeit von vielen Unternehmern aus verschiedenen Teilen des Landes. Einschließlich unserer Kunden.

Was gibt es also zu tun? Ich sage, wir konzentrieren uns auf Dinge, die tatsächlich kontrolliert werden können. Hier finden Sie einige Tipps zur Geschäftsabwicklung im Zeitalter des Coronavirus. Ich hoffe sie helfen.

Home Office und flexibler Arbeitszeitplan

Neben den Schlagzeilen über die neuen Virusausbrüche betrifft einer der am häufigsten erscheinenden Medienberichte den Massenübergang in den Remote-Arbeitsmodus. Persönlich denke ich, dass Offenheit für diese Lösung das Beste ist, was ein Unternehmer heute tun kann. Viele Teams stehen vor dieser Herausforderung, während wir sprechen. Vielleicht überlegen Sie bereits, wie Sie das Home-Office-Erlebnis in Ihrem Unternehmen verbessern können. Hier ist was getan werden kann.

# 1 Kommunikation

Eine der grundlegenden Herausforderungen bei der Arbeit von zu Hause aus ist der richtige Informationsfluss. Dies gilt sowohl für die interne als auch für die externe Kommunikation. Lösungen wie Telekonferenzsoftware, Live-Chat oder CRM-System bieten Ihren Mitarbeitern und Kunden eine bessere Erfahrung. Schauen wir uns Ihre Funktionsweise genauer an.

Telefonkonferenzsystem

Im Zeitalter des intensivierten Fernarbeitsmodus lohnt es sich, die technische Seite von Besprechungen genauer zu betrachten. Die einfache Antwort auf die Frage nach der notwendigen Ausrüstung könnte „ein Telefon“ sein. Die Situation wird kompliziert, wenn es darum geht, Menschen aus verschiedenen Organisationen zu koordinieren, die im ganzen Land (oder darüber hinaus) verteilt sind und remote arbeiten.

Eine Lösung, die bei eVolpe gut funktioniert und die ich jedem von Ihnen mit Sicherheit empfehlen kann, ist die Telekonferenzsoftware von Microsoft Teams. Es unterstützt Video- und Audiokonferenzen mit anderen Personen mit Internetzugang.

Teilen Sie einfach den entsprechenden Link und verwenden Sie die generierte Sitzung. Sie können auch Besprechungen aufzeichnen und mit den Abwesenden teilen. Bedeutsam ist auch eine sehr gute Ton- und Bildqualität, die von einem bekannten Hersteller garantiert wird. Wenn Sie Office 365 verwenden, ist der Sprachkonferenzdienst möglicherweise bereits enthalten. Es lohnt sich, dies noch einmal zu überprüfen.

Instant Messaging-Plattform

Ein Online-Chat ist praktisch, wenn Sie interne Vorkehrungen treffen und kurze Mitteilungen austauschen. Bei eVolpe verwenden wir eine Plattform namens Rocket.Chat. Es gibt jedoch viele andere solche Lösungen auf dem Markt. Ich bin sicher, dass Sie etwas finden werden, das zu Ihrer Organisation passt. Der Vorteil von Rocket.Chat ist der offene Code, der jederzeit geändert werden kann. Die Lösung wächst ständig dank unzähliger Programmierer, die weltweit an dem Projekt arbeiten. Mitarbeiter von eVolpe eingeschlossen.

Instant Messaging-Plattformen sind sogar im Büro nützlich, geschweige denn bei der Arbeit von zu Hause aus. Wenn Sie an schnelles Feedback gewöhnt sind, das bisher garantiert wurde, z. durch einen kleinen Büroraum – ein Unternehmenschat ist ein Muss!

Übrigens können Sie es auf die Website stellen und Ihren Kunden einen zusätzlichen Kommunikationskanal eröffnen. Sie werden es vielleicht zu schätzen wissen, besonders jetzt, wo alle viel online sind.

CRM-Software

CRM ist nicht nur eine Software für das Kundenbeziehungsmanagement, sondern auch ein sehr gutes Kommunikationsinstrument. Archivieren von E-Mails, Teilen von Notizen aus Telefonkonferenzen, Planen von Erinnerungen, um weitere Maßnahmen zu ergreifen – all diese Funktionen sind nützlich, wenn Sie das Team nicht treffen und den Status von Verkaufschancen in Ihrem bevorzugten Konferenzraum überprüfen können. Eine großartige Ergänzung ist auch das Customer Journey-Modul. Es unterstützt den Prozess auf Kundenseite. Dank dessen bleiben Sie auch aus der Ferne über die bevorstehenden Phasen der laufenden Transaktionen auf dem Laufenden.

Ich denke auch, dass Sie in Zeiten der Coronavirus-Bedrohung nach Lösungen suchen sollten, die über den Browser verfügbar sind und auf mobilen Geräten funktionieren. Die von eVolpe angebotene Sugar Mobile-Anwendung funktioniert beispielsweise auch ohne Offline-Internetzugang.

Darüber hinaus möchte ich Sie auf Open Source-Systeme im Allgemeinen aufmerksam machen. In Erwartung einer wirtschaftlichen Abkühlung benötigen Sie höchstwahrscheinlich eine Alternative zu teuren kommerziellen Lösungen. Auf der anderen Seite können billige und traditionelle Tools wie persönliche Notizbücher oder freigegebene Excel-Tabellen aufgrund ihrer Einschränkungen Ihre Arbeit nur noch schwieriger machen. Die Lösung liegt meiner Meinung nach irgendwo in der Mitte.

# 2 Durchdachte Verfahren

Prozesse und Verfahren klingen nicht sehr ermutigend, aber bitte geben Sie mir die Möglichkeit, dies zu erklären. Was diesmal mit unfreundlicher Bürokratie verbunden ist, hat die Chance, Ihnen viele Probleme zu ersparen.

Wie wir bereits festgestellt haben, ist die beste und wahrscheinlich unvermeidbare Lösung für den Moment die Remote-Arbeitsoption. Viele moderne Berufe können bequem von Ihrer eigenen Wohnung aus ausgeübt werden. Aber ist Ihre Organisation bereit für so viele Tage, in denen Mitarbeiter nicht im Büro sind? Es scheint der allerletzte Moment zu sein, Ihre Abläufe zu überdenken und dem Team klare Anweisungen zu geben.

Zeiteinteilung

Der Fortschritt laufender Projekte kann in einem Zeiterfassungstool überprüft werden, d. H. In einem der Module professioneller HCM-Software. Mit dieser Lösung können Sie die Zeit verwalten, die für die Implementierung einzelner Aktivitäten aufgewendet wird, die Produktivität des Teams während der berechtigten Abwesenheit vom Büro überprüfen und den gemeinsamen Kalender für (virtuelle) Besprechungen einhalten.

Bei eVolpe verwenden wir auch das Redmine-Projektmanagement-Tool. Dank der Integration in das Zeiterfassungssystem bin ich zuversichtlich, dass alle unsere Bemühungen fortgesetzt werden. Ich bin ständig in der Lage zu überprüfen, was getan wurde, und auf mögliche Probleme zu reagieren, z. in Bezug auf die Reaktionsgeschwindigkeit auf Kundenanfragen.

Wir geben Redmine auch unseren Kunden Zugang. Auf diese Weise tauschen wir Anforderungen aus und definieren Prioritäten für die weitere funktionale Entwicklung der Software, die wir weiterhin erstellen.

Dokumentenumlauf

Verlassen Sie sich immer noch stark auf Papierkopien? Dieser Absatz sollte Sie interessieren.

Es versteht sich von selbst, dass der Zugang zu Wissen, das in regulären Papierakten aufbewahrt wird, jetzt sehr eingeschränkt sein wird. Sie sollten nach einer Möglichkeit suchen, die Unternehmensdokumentation effizient zu verwalten, ohne sie ausdrucken zu müssen. Ich denke, dass E-Mails in unserer aktuellen Situation das absolute Minimum sein sollten. Ein optimaler Plan ist es, alles in die Cloud zu verschieben. Sie können erkennen, wer die letzte Änderung in welchem Umfang vorgenommen hat.

Ich habe mehrere Praktiken geteilt, die bei eVolpe funktionieren. Im Bereich des Dokumentenumlaufs verwenden wir das DSM / ECM-Klassensystem Alfresco.

Es ist ein vielseitiges und vor allem sehr sicheres System zur Speicherung vertraulicher Unternehmensdokumentation. Das System arbeitet erfolgreich, z. bei der NASA. In dieser Situation ist es eine ideale Lösung, die die Verwaltung Ihrer Dateien aus der Ferne verbessert. Es bietet Versionsinformationen und die Möglichkeit, den Zugriff auf ausgewählte Bereiche zu beschränken. Alles von einem Webbrowser, der auf jedem Gerät unterstützt wird.

# 3 IT-Infrastruktur

Ich habe viele Beispiele für Systeme vorgestellt, die es uns bei eVolpe erleichtern, von zu Hause aus zu arbeiten. Ich glaube, dass es gerade jetzt wichtig ist, die Vielfalt Ihrer IT-Infrastruktur sicherzustellen. Die wichtigsten Elemente sind: CRM-System, ein Tool für Zeitmanagement und Dokumentenumlauf. Es ist auch schön, einen Firmenchat, ein Telefonkonferenz-Tool und ein Projektmanagementsystem zu haben.

Wenn dies alles funktioniert, ist es notwendig, einen ordnungsgemäßen Zugriff und eine ordnungsgemäße Konfiguration sicherzustellen (entsprechend der Rolle, die in der Organisation gespielt wird).

Vergessen wir nicht die Sicherheit von Unternehmensdaten! Denken Sie daran, ein VPN (virtuelles privates Netzwerk) einzurichten, das die gesamte Infrastruktur vor unbefugtem Zugriff schützt.

All diese Verbesserungen bereiten Ihr Unternehmen auf eine Zeit intensiver Remote-Arbeit vor und helfen Ihnen, den Betrieb zu optimieren, selbst nachdem das Coronavirus aus den Medien und vor allem aus unserer unmittelbaren Umgebung verschwunden ist.

Zusammenfassung

Was wir brauchen, um die Pandemie des Coronavirus zu bekämpfen, ist… soziale Distanzierung! Um dies zu tun und Ihr Geschäft am Laufen zu halten, schlage ich einige organisatorische Änderungen vor. Sie sollten sich auf drei Bereiche beziehen: Kommunikation, Verfahren und IT-Infrastruktur. Wenn Sie noch nicht alle Verantwortlichkeiten und den Kundendienstprozess geklärt haben, ist dies meiner Meinung nach der allerletzte Moment, um dies zu tun.

Erkennen Sie zunächst alle Ansätze, die Sie in Ihrem Unternehmen gewohnt sind, und erstellen Sie einen Plan, um sie in eine Software zu übertragen. Verwenden Sie Papierkopien von Dokumenten, auf die Sie möglicherweise nur eingeschränkten Zugriff haben? Bist du ein Fan von Whiteboards oder Flipcharts? Es ist Zeit für Innovation! Vielleicht ist die aktuelle Situation keine Einschränkung, sondern ein Auslöser für positive Veränderungen in Ihrem Unternehmen. Ich empfehle Ihnen diese Philosophie und beabsichtige, sie selbst zu befolgen.

Welche Verbesserungen machen Sie gerade?

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