04 Dez Wetten Sie auf das ECM / DMS-Klassensystem
Vor nicht allzu langer Zeit, denn erst im Mai dieses Jahres, wurde sehr viel über die Sicherheit der persönlichen Datenspeicherung gesprochen. Alles dank der neuen EU-Verordnung. Wir haben zu diesem Thema beispielsweise im Artikel „Wir sind auf die Version Sugar 8.0 umgestiegen!“ geschrieben. Aus Gründen des zunehmenden Interesses an Informationsschutz bewarben viele Unternehmen ihre Produkte und Dienstleistungen und stellten sicher, dass Sie die Vorschriften einhalten. Die Popularität auf LinkedIn hat eine Werbung für DSGVO-kompatibel-Büroschränke gewonnen! Viele Leute fanden das extrem witzig. Der Hersteller von dem Möbel hat es jedoch genau geschafft, den Zugang zu Dokumenten in Unternehmen zu sichern. Leider ist es nach wie vor ein Standard, Papierkopien aller produzierten Zeitschriften und Blätter anzufertigen. Stellen Sie sich jetzt vor, dass wir in der Ära des DSGVO dazu verpflichtet sind, schwere Metallmöbel mit einem Code zu schließen.
Laut einer Studie der AIIM (Association for Information and Image Management) kämpfen 42 % der Unternehmen mit dem Problem der ineffizienten Dokumentenverarbeitung zu. 70 % der Befragten klagen über zu lange Zeit, um nach bestimmten Inhalten zu suchen. Ein häufiger Fall ist auch das Verschwinden von Papiermaterialien. Die Schätzungen zeigen, dass es sogar für 7,5 % aller Dokumente gilt.
Es gibt jedoch Dokumente, die sollen wir mit Unterschriften im Original aufbewahren. Die Wahl zwischen Scans und Papierkopien sollte doch einfach sein. Es ist nicht erforderlich, weder die Rechnungen noch die Verträge in 3 Papierkopien auszudrucken (in einigen Unternehmen macht man es sogar noch mehr). Die elektronische Version ist nicht nur einfacher zu bedienen, sondern spart auch Zeit und wertvolle Bürofläche. Die Angst vor einem Hackerangriff oder dem Verlust der Kontrolle über die Katalog-Versionierung sind die Hauptgründe für die Zurückhaltung bei der Verwendung von E-Dateien. Was sollen wir tun, um die Ordnung im digitalen Archiv zu behalten und nicht zu riskieren, dass die Historie der Dokumente bei einem Ausfall verloren geht?
Wie können Sie den Platz- und die Zeitersparnis nutzen? Unsere Antwort: ein gutes ECM/DMS System!
Wofür werden die ECM/DMS Systeme verwendet?
Was sind ECM/DMS Systeme? Der Unterschied zwischen diesen Klassen ist sehr gering. In beiden Fällen geht es darum, den Dokumentenfluss zu verwalten. Enterprise Content Management und Document Management System sind nichts anderes als Plattformen für die Organisation des elektronischen Archives. Wir bieten unseren Kunden eine Open Source-Lösung namens Alfresco an, die über eine Reihe von Mechanismen zur intelligenten Klassifizierung, Archivierung und Datenverarbeitung verfügt. Es kann auch an die individuellen Anforderungen einer bestimmten Organisation angepasst werden. Auf diese Weise ist es möglich, die Dokumentenumlauf zu rekonstruieren oder zu verbessern.
Vorteile von ECM/DMS Systeme
Die Einführung des ECM / DMS-Klassensystems fördert:
- Platzersparnis
- Verkürzung des Service von Dokumenten in Unternehmen (Zeitersparnis),
- Vereinfachung der Suche nach Archiven,
- Ordnen der Beschreibung-Regeln von Dokumenten,
- Kontrolle über die Befugnisse zur Vorschau und/oder Bearbeiten von Dokumenten,
- transparente Versionierung
- Datensicherheit.
Platz und Zeit sparen
Die Implementierung eines Systems wie Alfresco bedeutet die Digitalisierung der meisten Prozesse, die im Unternehmen, d. H. notwendige Papier einfach aufgeben. Das Unternehmen wird so einen erheblichen Teil des zuvor benötigten Speicherplatzes los. Die Einsparung gilt auch für die Zeit, die zum Durchsuchen des Archivs benötigt wird. Statt staubige Dateien durchzusuchen, verwenden Sie einfach die im System verfügbare Suchmaschine. Ein paar Mausklicks und das richtige Dokument wird auf dem Bildschirm Ihres Computers angezeigt.
Steigerung der Betriebseffizienz und Kontrolle der Versionierung von Dokumenten
Die elektronische Datenarchivierung führt auch zu einer höheren operativen Effizienz in dem Unternehmen. Ein Mitarbeiter, der aufgrund seiner Position die entsprechenden Systemrechte erhalten hat, kann Änderungen an den Ressourcen des Unternehmens vornehmen. Die Transparenz der Rückverfolgung vorheriger Versionen und der Rückkehr zur Ansicht des Dokuments vor Änderungen bleibt erhalten. Das Risiko, ein Dokument zu zerstören, auf das irreversible und unnötige Anmerkungen angewendet wurden, fällt daher auf null.
Geld sparen
Für die ECM Lösung müssen keine neuen Apparate erworben werden. Es reichen nur die bisher verwendeten Geräte (Computer, Laptop, Telefon, Tablet usw.) und die Internetverbindung. Das von eVolpe angebotene Alfresco System ist eine Webanwendung und kann daher auch von Mitarbeitern verwendet werden, die sich in einer Delegation befinden oder außerhalb des Hauptsitzes des Unternehmens arbeiten. Während es ziemlich schwierig ist, mindestens zwei Personen an einer Kopie eines Papierdokuments zu beteiligen, ist der Zugriff auf die elektronische Version von Ressourcen dank der ECM / DMS-Klassensysteme unbegrenzt.
Wenn Ihr Unternehmen über keine eigene Serverinfrastruktur verfügt, in der das System installiert werden könnte, können Sie die eVolpe Hosting Services nutzen. In diesem Fall sollten Serverunterstützung und -betrieb zur Einsparungsliste hinzugefügt werden.
Sicherheit Ihres Know-hows und persönlichen Daten von Kunden
Der Mehrwert bei der Verwendung des elektronischen Dokumentenflusses ist die Sicherheit des gespeicherten Wissens. Im Falle eines Verlustes der Papierdokumentation (z. B. durch Feuer oder Überschwemmung) ist eine Rückgewinnung praktisch unmöglich. Mit dem ECM/DMS System können Sie scheinbar verlorene Versionen leicht wiederherstellen. Nicht nur das Know-how des Unternehmens, sondern auch die persönlichen Daten der Kunden sind gesichert. Sie müssen nach dem Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) besonders sorgfältig behandelt werden! Darüber hinaus ist die ECM Lösung mit umfassenden Prüfprotokollen und proaktiven Berichtstechniken ausgestattet, mit denen verdächtiges Verhalten verfolgt werden kann, z. B. benutzerdefinierte Nutzungsmuster oder das Anmelden nach Geschäftsschluss.
Integration von CRM und ECM/DMS Systemen
Es ist eine gute Idee, den elektronischen Dokumentenfluss in die CRM-Software zu integrieren, mit der die Kundenbeziehungen mit dem Unternehmen verwaltet werden. Dies fördert die Erhaltung der Reihenfolge und des Kontextes der gespeicherten Dokumente. Die Möglichkeit, den Inhalt des Vertrages direkt im Protokoll eines bestimmten Auftragnehmers anzuzeigen, beschleunigt die Arbeit des Vertriebsteams, das auf die darin angegebenen Feststellungen verweisen möchte. Dies ist nur ein Beispiel. In ähnlicher Weise können Sie Rechnungen, Referenzen, Reklamationen usw. rotieren. Wenn dies auf diese Weise funktioniert, ist eine Rückkehr zum Standard-Servicesystem wie Alfresco schwierig, geschweige denn Unternehmensdokumentation aus Papier.
In Zusammenarbeit mit eVolpe können Sie die ECM/DMS- und CRM-Software nicht nur als zwei separate Einheiten implementieren, sondern auch deren gegenseitige Harmonie gewährleisten. Wenn Sie bereits Software aus unserem Sortiment verwenden, müssen Sie lediglich das im Online-Shop verfügbare Integrationspaket herunterladen: https://evolpe.shop/category/integrators/.
